Harvest.

アパレル業界経験有りの元インテリアスタイリスト。現在はカフェでごはん作ってます。経験を基に、おしゃれで遊び心のあるライフスタイル情報をお届けします。

一人でやるな|大人数の飲み会を主催する際に気を付けたいこと

f:id:kazumax3817:20170826015332j:plain


ぼくはお酒が好きです。
基本的に一人でも飲みに行くようなタイプです。
友人が割りと大人数の飲み会を開いて、いちゲストとして参加することも今までは多くありましたが、主催したことはありませんでした。


今回、やぎぺーさんのインサロの、第二回オフ会を主催させてもらいました。
いってしまえば幹事なのですが、MCスキルも集客スキルも、段取りの組み方さえわからない状態でのスタートは不安だらけでした。


そんな不安だらけの状態での開催になりましたが、なんとか成功することができましたので、ぼくと同じ状況の人、イベント主催してみたい!っていう人に少しでも役に立てればと思い、この記事を作りました。

目次

絶対に一人ではやるな

f:id:kazumax3817:20170731005103p:plain


まずはこれです。
主催するなら相方は作ったほうが絶対にいいです。


一人でやるとなると、まずタスクが多すぎて死ねます。
わかりやすくするために、ざっくりと主催側がやるべきことを挙げてみますね。



事前にやること

  • イベントの主旨の決定
  • 内容の告知
  • 集客
  • 日程調整
  • 場所の確保
  • 料金設定
  • 名簿作成

まずこれを決めてから正式に参加者を募ることができます。
ここまででも一人でこなすとなると結構しんどくないですか?
次に当日やることです。


当日やること

  • 出席確認
  • 集金
  • 進行係
  • 開始のあいさつ
  • おわりのあいさつ
  • 撤収のアナウンス

当日はやることはそんなに多くないですが、箱が大きい場合や、参加者のくるタイミングがバラバラの場合、主催側はゲストの人数を把握しながら出席確認や集金などしないといけないのでなかなかゲストと絡めません。


逆に、相方という協力者がいれば、上に挙げたタスクは分担できますので、一人にかかる負担が軽減します。


一人でやると確実にパンクします。
それが結果的にゲストの満足度につながるわけですから、必ず相方を見つけましょう!一人ダメ、ゼッタイ。


ぼくの場合は日本酒セルフ飲み放題のけんちゃんのお店をお借りしてやらせていただきましたが、道の案内や、箱の用意、進行を手伝っていただいたりとても助かりました。
こちらのお店のシステム上、普通の居酒屋ではなくフードの提供を一切行っていないかわりに持ち込みOKです。

事前に、ぼくはケータリングを頼みました。
大人数でのミーティングや、フード持込できるような空間には、いろいろな種類の食事をコース形式で頼めるケータリングを使うのがおすすめです。


ぼくが使ったケータリングサービスはコチラ→忙しい人に朗報!【便利な出前】ネットでらくらく注文♪

段取りは必要だけど…

f:id:kazumax3817:20170807145628j:plain


段取りは絶対に組んだほうがいいです。

ただし、ひとつだけに固執するのはやめましょう。
それも人数が多いのなら、なおさらです。
人数が増えると、進行は思ったように進まないことも多いですし、トラブルもつきものです。
なので、2の手、3の手を用意することをおすすめします。

全体の流れをふんわりイメージしておいて、状況次第で2の手なのか3の手なのか、うまく織り交ぜていくと、負担も掛からず、スムーズにイベントは進行するでしょう。
ぼくはここができてなくて苦労しました。

集金システムと、リストは作ったほうがいい

f:id:kazumax3817:20170807145859j:plain

集金場所は入り口に近い位置に置くほうがいいな、と感じました。
それが仮に、主催側(集金係)があいさつ周りをしながらふらふらしていると、気がついたときに参加者でごった返し、人数と集金状況が把握できなくなりますので、箱の間取りに合わせた位置に受付を設けましょう。


初見の人が多いイベントの場合なら、名簿も必須ですので必ず用意しましょう。
これがないと、最後の清算が成り立たなくなるので注意です。

ゲストの満足度を高めるために

f:id:kazumax3817:20170826015646j:plain

主催側はゲストが気持ちよく、快適に過ごせるようにするためには、お店だったらお店の、レンタルスペースだったらレンタルスペースのルールをしっかり確認・把握がマストです。
遅れてきた方や、盛り上がってルール説明を聞き逃してしまった方に直接聞かれた際、端的に答えられるようにしておくことが望ましいです。


テーブルの配置に合わせた料理のレイアウトやボリュームはもちろん気にしましょう。
お手拭や予備の箸など、細かい点も有無はチェック必須です。(相方に助けられました)
ここらへんは相方との連携が必須になってくると思います。
事前に打ち合わせすることおすすめです。


また、どうしても盛り上がるので、閉会するタイミングが難しいと思いますが、流されてはいけません。
その後二次会に流れる方や、帰宅する方の気持ちの切り替えにもなりますのでここはしっかり締めくくりをしましょう。

今後、お店からの信用や、あなたの進行の信頼に関わってくるところなので、頑張りましょう。

おわりに

f:id:kazumax3817:20170724195101j:plain

書いてみると、結構大変そうだなあ…と自分でも思ってしまいました。笑
ですが、主催側の楽しみはやっぱり楽しそうにしている人の顔を見ることだと思いますし、感じました。


今まで参加者だった方こそ、一度仕掛ける側をやってみることをおすすめします!
絶対に楽しいですから!
今回初めてこのような経験をした上で、自信を持っておすすめできます。